Conduire efficacement une réunion

OBJECTIFS PÉDAGOGIQUES

• Préparer et animer une réunion de manière efficace
• Gérer les dynamiques de groupe
• Maîtriser les techniques d’animation de réunion
• Pratiquer l’écoute active et l’empathie
• Prendre la parole en réunion en impliquant son auditoire
• Clôturer une réunion

CONTENU DE LA FORMATION

• Préparer une réunion de manière efficace
  • Identifier les divers types de réunions : information, résolution de problèmes, prise de décisions
  • Programmer, planifier
  • Clarifier l’objectif, l’ordre du jour, les priorités
  • Choisir les participants, le lieu, le rapporteur
  • Gérer la logistique
  • Utiliser des supports visuels : quelques conseils

• Maîtriser les techniques d’animation de réunion
  • Coordonner la posture, le regard et la gestuelle
  • Harmoniser la communication verbale et non verbale
  • Savoir s’affirmer : ancrer sa parole, inscrire son message, impliquer son auditoire, convaincre
  • Savoir utiliser la voix de manière optimale : le timbre, le ton, le rythme
  • Gérer le stress
  • Gérer le trac : une stimulation à adapter aux situations
  • Réguler ses rythmes internes
  • Prendre la parole en réunion en impliquant son auditoire

• Animer une réunion de manière efficace
  • Animer la réunion restreinte, la grande réunion
  • Réaliser les quatre phases de la réunion : contracter, collecter, construire, synthétiser
  • Comprendre les fonctions de l’animateur : faciliter, réguler, accompagner la production
  • Maîtriser les techniques d’animation : le tour de table, les sous-groupes, le brainstorming, le débat, les synthèses
  • Gérer le temps, maîtriser les dérives
  • Résoudre les situations délicates, empêcher la création de clans, désamorcer les règlements de compte
  • Utiliser la vidéoconférence, la conférence téléphonique

• Gérer les dynamiques de groupe
  • Connaître les règles de base de la communication et de la dynamique de groupe
  • Gérer le positionnement
  • Acter sa place
  • Utiliser l’empathie et la capacité d’identification
  • Utiliser l’écoute active et les attitudes facilitatrices
  • Comprendre les contaminations comportementales
  • Appliquer l’auto confirmation des croyances
  • Intégrer les divers types de participants “difficiles”

• Clôturer une réunion
  • Soigner les dix dernières minutes
  • Rédiger et diffuser le compte rendu
  • Elaborer un plan d’action

ORGANISATION DE LA FORMATION

SUIVI DE L’EXÉCUTION ET ÉVALUATION DES RÉSULTATS

• Feuilles de présence.
• Questions orales ou écrites (QCM).
• Questionnaire de positionnement.
• Évaluation de la satisfaction.
• Certificat de réalisation de l’action de formation.

RESSOURCES TECHNIQUES ET PÉDAGOGIQUES

• Accueil des apprenants dans une salle dédiée à la formation.
• Documents supports de formation projetés.
• Alternance des méthodes pédagogiques (démonstrative ; interrogative ; active ; expérientielle).
• Exercices pratiques (brainstorming, étude de cas, partage d’expériences).
• Mises en situation.
• Quiz.
• Mise à disposition en ligne de documents supports à la suite de la formation.

POUR QUI ?

POUR QUI :

• Managers, chefs de projet
• Toute personne désirant perfectionner ses compétences dans l’animation de réunions

PRÉ-REQUIS

• Aucune connaissance particulière